Czy archiwizacja faktur elektronicznych jest bezpieczna ?
Przechowywanie faktur elektronicznych regulowane jest obecnie par. 6 ust. 1 rozporządzenia ministra finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej.Mówi on, że „faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się w sposób umożliwiający, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruku, jak również zapewnienie czytelności tych faktur.”W praktyce natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp organów skarbowych do faktur elektronicznych zapewnić można poprzez zezwolenie Urzędowi Skarbowemu na dostęp online do przechowywanych e-faktur. W przypadku systemu EBPP kontrola dokumentów przez uprawnione organy możliwa jest za pomocą Portalu Dokumentów. Istnieje możliwość utworzenia konta, posiadającego uprawnienia potrzebne organowi kontrolnemu. Konto to pozwala na przeglądanie wszystkich dokumentów, bądź określonej grupy Klientów. Również sposób przechowywania faktur elektronicznych musi spełniać wymóg par. 6 ust. 5 rozporządzenia – efaktury przechowujemy w takim formacie,w jakim wystawiliśmy je lub odebraliśmy, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści . W praktyce, kontrola faktur elektronicznych przypomina kontrolę dokumentów tradycyjnych papierowych. Udostępnianie dokumentów odbywa się na wezwanie urzędników w siedzibie firmy.
System Moje Rachunki online to wygodne i bezpłatne elektroniczne archiwum faktur Twojej firmy, do którego masz dostęp z każdego miejsca na świecie. Wszystkie faktury elektroniczne przechowywane w naszym systemie opatrzone są kwalifikowanym podpisem i ostemplowane znacznikiem czasu. Spełniają wszystkie wymagania stawiane fakturom elektronicznym w myśl rozporządzenia Ministra Finansów . Dokumenty elektroniczne do archiwizacji przekazywane są po podpisaniu ich przez operatora. Do archiwum przekazywane są dodatkowe informacje o dostarczeniu dokumentu. Po upływie określonego czasu archiwizacji, dokumenty kasowane są automatycznie bądź ręcznie, po zaakceptowaniu akcji przez administratora bądź operatora.Każda faktura przechowywana jest przez 6 lat od momentu jej opublikowania.