Czas na rachunek

W dniu 1 lipca 2009 r. dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie wydał interpretację indywidualną, w której wskazał, że, w świetle obowiązujących przepisów, dopuszczalne jest opatrywanie w imieniu spółki faktur elektronicznych bezpiecznym podpisem elektronicznym, przypisanym osobie fizycznej zatrudnionej przez wyspecjalizowany podmiot działający na zlecenie spółki – Wykonawcy.

Spółki, które chcą wystawiać klientom faktury elektroniczne, zobowiązane są uprzednio uzyskać pisemną zgodę klienta na sporządzanie i otrzymywanie faktur w formie elektronicznej. Czynnościami dokonywanymi w imieniu i na rzecz spółki, które wiążą się z wystawianiem i przekazywaniem ww.  faktur klientom oraz wprowadzaniem ich do obrotu prawnego, a także przechowywaniem, powinien zajmować się wykonawca. Wnioskodawca obowiązany jest założyć i utrzymywać specjalnie dedykowany portal internetowy, który działać powinien na wyodrębnionym serwerze. Serwer ten umożliwi dostarczanie faktur elektronicznych klientom. Dodatkowym wymogiem jest, by serwer utrzymywał skrzynki pocztowe dla każdego z odbiorców faktur. Dostęp do skrzynki, na zasadzie wyłączności, chroniony hasłem i loginem, przysługiwać będzie każdemu klientowi, który wyraził zgodę na otrzymywanie faktur w takiej formie.

Treść interpretacji potwierdza, że obowiązkiem wykonawcy jest wystawienie w imieniu Spółki faktury, a następnie przesłanie jej na dedykowany portal i umieszczenie w taki sposób, by odbiorcy mogli je pobrać z serwera w każdym czasie – każdy swoją fakturę na zasadzie wyłączności. Z chwilą przesłania faktury na serwer, wykonawca zobowiązany jest również przesłać każdemu z odbiorców na jego skrzynkę pocztową wiadomość z informacją o wystawieniu faktury i przesłaniu jej na portal.Wymienione obowiązki dotyczą również wystawiania, przesyłania i przechowywania przez wykonawcę duplikatów faktur korygujących do faktur wystawionych i przesłanych w formie elektronicznej.

Interpretacja rozstrzygnęła, że faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej kiedy autentyczność ich pochodzenia i integralność z treścią gwarantowane są bezpiecznym podpisem elektronicznym, w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Zgodnie z wyżej przytoczonym przepisem, osobą składającą podpis elektroniczny może być osoba fizyczna, która posiada urządzenie służące do składania podpisu elektronicznego. Osoba ta może działać w imieniu własnym, w imieniu innej osoby fizycznej, prawnej albo jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej. Definicja osoby składającej podpis elektroniczny, dotyczy wyłącznie osoby fizycznej, w związku z czym stanowisko spółki w powyższym zakresie uznano za prawidłowe.

e-faktura, e-płatności, ebpp, internet faktury elektroniczne, kwalifikowany certyfikat, podpis kwalifikowany

Znakowanie dokumentu kwalifikowanym znacznikiem czasu powoduje tzw.  powstanie daty pewnej podpisywanego dokumentu. Pozwala to na jednoznaczne stwierdzenie daty podpisu, a także ważności podpisu w danym czasie. Usługa ma zastosowanie w przypadku, gdy wymagane jest odniesienie do wiarygodnego czasu i stwierdzenie, że dokument lub podpis istniał w danej chwili. Znakowanie czasem przez kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne wywołuje w szczególności skutki prawne daty pewnej w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego.(Ustawa o podpisie elektronicznym – art. 7. ust. 2.). Kwalifikowany Znacznik Czasu ma najczęstsze zastosowanie przy składaniu bezpiecznych podpisów elektronicznych z użyciem certyfikatów kwalifikowanych. Usługa Kwalifikowanego Znacznika Czasu przeznaczona jest zarówno dla klientów biznesowych, administracji publicznej, jak i klientów indywidualnych. Usługa jest adresowana przede wszystkim do podmiotów, które chcą oznaczyć czasem:

podania i wnioski przesyłane w formie elektronicznej do urzędów administracji publicznej,
- umowy przesyłane w formie elektronicznej do banków, instytucji ubezpieczeniowych i firm partnerskich,
- faktury elektroniczne przesyłane do odbiorców w formie elektronicznej.

Zastosowanie Znacznika Czasu (kwalifikowanego) daje pewność, kiedy powstał dokument oraz że datowanie nie uległo zmianom. Zgodność z najnowszymi normami i standardami światowymi oraz zaawansowane techniki kryptograficzne dają gwarancje poprawności i wiarygodności usługi. Korzyści to data pewna, pewność utworzenia dokumentów w określonym czasie, zapewnienie bezpieczeństwa obrotu handlowego w Internecie oraz zabezpieczenie programów komputerowych przed sfałszowaniem i zawirusowaniem.

e-faktura, ebpp faktury elektroniczne, kwalifikowany znacznik czasu, podpis elektroniczny, znacznik czasu