Czas na rachunek

Z badań statystycznych wynika, że konsumenci coraz częściej korzystają z podpisu elektronicznego. Bezpieczny e-podpis w tej chwili może być już wykorzystywany przy wnioskach chociażby do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, Krajowego Rejestru Sądowego, Generalnego Inspektora Informacji Finansowej, ale przede wszystkim aby podpisywać efaktury, a także inne dokumenty, które wymagają poufności informacji. Bezpieczeństwo zapewnia fakt, że e-podpis musi zostać zweryfikowany kwalifikowanym certyfikatem. Wtedy będzie on traktowany jak odręczny podpis określonej osoby i taką samą będzie miał też moc prawną. Jest bowiem niemożliwe, aby inna osoba podpisała w ten sposób jakikolwiek dokument. Istnieje także drugi rodzaj e-podpisu i służy on do szyfrowania poczty elektronicznej, plików, a także do podpisywania danych. Ma on inną moc prawną i do jego stosowania wymagany jest inny certyfikat – komercyjny. Certyfikat kwalifikowany ma służyć do wyrażenia woli i wiedzy podpisującego, ma potwierdzać, że osoba składając go rzeczywiście chce dany dokument, jakim może być np. faktura elektroniczna, podpisać. Funkcje podpisów z innym certyfikatem zatem nie pokrywają się. Do podpisania poczty elektronicznej trzeba wykorzystać podpis komercyjny. Jeśli natomiast chce się poświadczyć choćby dokumenty z zakresu EBPP, to należy użyć tego z certyfikatem kwalifikowanym.

e-faktura, e-płatności, ebpp certyfikat kwalifikowany, e-podpis, ebpp, faktura elektroniczna, podpis elektroniczny

Czy zastanawiałeś się kiedyś co można zrobić dla poprawy stanu środowiska? I nie mówimy tu o górnolotnych ideach mających zmienić Ziemię na powrót w czystą, zieloną krainę w ciągu jednego dnia. Nie mówimy też o powrocie do jaskini, rezygnacji z urządzeń elektrycznych, samochodów i centralnego ogrzewania. Wszystko to są pomysły wątpliwej proweniencji, a do tego kompletnie nierealne. Lepiej zatem skupić się na drobnych czynnościach, które wykonywać możemy bez wielkiego nakładu sił. Zmiana codziennych nawyków, uzasadniona logiką, dużo lepiej trafia do ludzi i przynosi wymierne efekty w postępowaniu ekologicznym. Można zacząć segregować odpady, kupować produkty w opakowaniach zwrotnych lub biodegradowalnych, można też zapobiegać wycinaniu lasów poprzez ograniczenie zbędnej ilości papieru w domu. U każdego na pewno znajdzie się mnóstwo papierów, np. stare rachunki i faktury. W łatwy sposób mogą je zastąpić e-faktury. W każdej chwili można mieć do nich dostęp za pomocą Internetu i zamiast układać i segregować je na stertach, można porządkować je dzięki systemowi EBPP. Choćby były ich tysiące, nie zajmą w twoim domu ani centymetra. A taka oszczędność papieru, jeśli stanie się powszechna, może uratować wiele drzew i sprawić, że natura łatwiej będzie regenerować własne ubytki. Dlatego zwykła faktura elektroniczna może zdziałać wiele dobrego.

e-faktura, e-płatności, ebpp, internet e-faktury, ebpp, faktura elektroniczna

Tak, natomiast należy pamiętać iż prawodawstwo w różnych krajach jest inne, dlatego firma Billbird rozpoczyna współpracę z europejską siecią dostawców rozwiązań e-fakturowych. Przesłane przez przedsiębiorcę dane do faktury zostają przetworzone na e-fakturę i wraz z nią przesłane do providera w innym kraju, a tam dostosowane do lokalnych uwarunkowań.

Komisja Europejska na bieżąco przygląda się zasadom fakturowania, a tym samym fakturowania elektronicznego, a wszystko to w ramach strategicznego przeglądu procesu lepszego stanowienia prawa w Unii Europejskiej. To kolejny etap działań mających na celu ograniczenie obciążeń administracyjnych dla europejskich przedsiębiorstw. Tym razem Komisja uznała, że „dzięki uproszczeniu przepisów unijnych dotyczących podatku VAT firmom będzie łatwiej uporać się z ciążącymi na nich formalnościami”. W praktyce może to oznaczać uproszczenie zasad wystawiania faktur elektronicznych w taki sposób, że pojawi sie alternatywa dla wyboru „elektroniczny podpisu” lub „EDI”.

e-faktura e-faktura, elektroniczna faktura, faktura elektroniczna

Przechowywanie faktur elektronicznych regulowane jest obecnie par. 6 ust. 1 rozporządzenia ministra finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej.Mówi on, że „faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się w sposób umożliwiający, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruku, jak również zapewnienie czytelności tych faktur.”W praktyce natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp organów skarbowych do faktur elektronicznych zapewnić można poprzez zezwolenie Urzędowi Skarbowemu na dostęp online do przechowywanych e-faktur. W przypadku systemu EBPP kontrola dokumentów przez uprawnione organy możliwa jest za pomocą Portalu Dokumentów. Istnieje możliwość utworzenia konta, posiadającego uprawnienia potrzebne organowi kontrolnemu. Konto to pozwala na przeglądanie wszystkich dokumentów, bądź określonej grupy Klientów. Również sposób przechowywania faktur elektronicznych musi spełniać wymóg par. 6 ust. 5 rozporządzenia – efaktury przechowujemy w takim formacie,w jakim wystawiliśmy je lub odebraliśmy, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści . W praktyce, kontrola faktur elektronicznych przypomina kontrolę dokumentów tradycyjnych papierowych. Udostępnianie dokumentów odbywa się na wezwanie urzędników w siedzibie firmy.

System Moje Rachunki online to wygodne i bezpłatne elektroniczne archiwum faktur Twojej firmy, do którego masz dostęp z każdego miejsca na świecie. Wszystkie faktury elektroniczne przechowywane w naszym systemie opatrzone są kwalifikowanym podpisem i ostemplowane znacznikiem czasu. Spełniają wszystkie wymagania stawiane fakturom elektronicznym w myśl rozporządzenia Ministra Finansów . Dokumenty elektroniczne do archiwizacji przekazywane są po podpisaniu ich przez operatora. Do archiwum przekazywane są dodatkowe informacje o dostarczeniu dokumentu. Po upływie określonego czasu archiwizacji, dokumenty kasowane są automatycznie bądź ręcznie, po zaakceptowaniu akcji przez administratora bądź operatora.Każda faktura przechowywana jest przez 6 lat od momentu jej opublikowania.

e-faktura, ebpp e-faktura, faktura elektroniczna, Moje Rachunki online, system EBPP

Faktury elektroniczne to alternatywa dla tradycyjnych faktur
wysyłanych drogą pocztową. Główne zalety korzystania z elektronicznych faktur to:

- rezygnacja z wysyłania papieru, czyli oszczędność czasu i środków na
czysto mechaniczne czynności drukowania i wysyłania,

- automatyzacja procesu wystawiania faktury,

- automatyczna, bezpieczna archiwizacja,

- krótki  czas wysyłania, dostarczenia faktury elektronicznej,

- automatyczne przesyłanie potwierdzenia dostarczenia i statusu
poprawna, do poprawienia.

- stały dostęp do faktur zarówno dla wystawcy, jak i odbiorcy

- podpisywanie faktur podpisem kwalifikowanym

W tym przypadku jednoznaczna jest oszczędność wydatków związanych z  drukowaniem i dystrybucją faktur. Warto zwrócić uwagę na to, że w większości firm przetwarzanie błędnie wystawionych faktur jest bardzo  pracochłonne. Przy dużych firmach wiąże się ze stałym utrzymaniem  dodatkowych etatów. Bywa, że proces obsługi błędnej faktury liczy się  w godzinach lub nawet dniach. Faktura elektroniczna, prawnie uznana za  ważny dokument, w automatyczny sposób podlega procesowi weryfikacji.  Pojawiają się oszczędności związane z utrzymaniem własnego archiwum  dokumentów. Niższe koszty w tym przypadku przekładają się także na  poprawę jakości obsługi klienta, a co za tym idzie zmniejszenie ilości  reklamacji. Należy pamiętać, że wdrożenie systemu do wystawiania  faktur elektronicznych to w przede wszystkim oszczędność czasu w  zakresie dystrybucji, dostarczenia, wpłynięcia należności, a w razie  potrzeby przyspieszenie procesu windykacji należności. To bardzo ważne  żeby w środowisku dużej konkurencji na rynku ograniczać koszty,  poprawić bezpieczeństwo procesu wysyłki dokumentów oraz zwiększać  kontrolę nad danymi.

e-faktura, e-płatności e-faktura, faktura elektroniczna