Wiele firm zinterpretowało fragment rozporządzenia Ministra Finansów dotyczący możliwości stosowania innych biznesowych metod zabezpieczeń faktur elektronicznych jako otwartą furtkę do wysyłania niezabezpieczonych plików PDF np. w korespondencji e-mail.  

W związku z tym w Urzędach skarbowych pojawia się coraz więcej indywidualnych zapytań stwierdzających, że PDF oraz adres e-mail może stanowić dowód autentyczności pochodzenia i integralności treści.

Urzędy skarbowe bardzo literalnie podchodzą do tego typu interpretacji przepisując do akapity rozporządzenia powtarzając formułki o nakazie zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści, natomiast nie dokonują merytorycznej analizy wniosku pod kątem spełnienia powyższych nakazów. Taka weryfikacja następuje dopiero w momencie kontroli skarbowej czyli już w momencie wystawiania e-faktur. Warto zatem zadać sobie pytanie „czy warto zatem ryzykować i narażać swoich klientów?”. Zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści i ciągłego dostępu do e-faktur dla urzędów kontroli korzystając z gotowych rozwiązań operatorów to nie tylko tańsza alternatywa wobec stosowania własnych mechanizmów ale również pewność że wysyłane i archiwizowane faktury nie będą budziły wątpliwości urzędów skarbowych.

źródło: księgowość.infor 

Zapraszamy do odwiedzenia naszej strony internetowej.

Warto wiedzieć, że wyrażając zgodę na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej można oczekiwać od kontrahenta oświadczenia o zapewnieniu integralności danych i autentyczności pochodzenia dokumentu. W przeciwnym razie mogą czekać nas niemiłe konsekwencje.

Przesyłanie faktur w formie elektronicznej reguluje Rozporządzenie Ministra Finansów z dn. 17 grudnia 2010 roku. Wskazuje ono jednoznacznie, że aby wysyłać faktury w tej formie konieczne jest uzyskanie wcześniejszej zgody odbiorcy oraz zapewnienie dokumentom autentyczności pochodzenia oraz integralności treści. Eksperci podatkowi informują, że istnieje co najmniej kilka skutecznych środków technicznych dla zadośćuczynienia wymaganiom Rozporządzenia. Warto jednak uzyskać od kontrahenta dodatkowe zapewnienie, że wysyłane przez niego faktury są prawidłowo zabezpieczone.

W treści wniosku o wyrażenie zgody na faktury elektroniczne z BillBird SA znajduje się wyraźna wzmianka o tym że spółka spełnia wymagania stawiane przez Rozporządzenie poprzez zabezpieczenie dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym oraz znacznikiem czasowym.

Domowe archiwa z dokumentami puchną z roku na rok wypełniając dyski twarde lub w przypadku  tradycjonalistów teczki i segregatory. Niezależnie od tego czy dokument jest w formie papierowej czy elektronicznej warto choć przez chwilę zastanowić się przed jego trwałym pochopnym usunięciem.

Faktury i rachunki, szczególnie te na podstawie których odliczono ulgę podatkową (budowlana, za Internet) należy przechowywać przez kolejne 5 lat. Warto zatem pamiętać aby nie kasować e-maili w których zaszyte były rachunki operatora, bo ich odzyskanie może być trudne lub narazić abonenta na dodatkowe koszta. Korzystając z systemu VIA™ Moje Rachunki online to usługodawca zapewnia bezpieczne przechowywanie dokumentów na swoich serwerach. Dokumenty dostępne są 24 godziny na dobę z każdego miejsca na świecie.

O groźnym wirusie Zeus prasa światowa rozpisywała się już wielokrotnie. Dla przypomnienia dzięki szkodnikowi złodziej może wejść w posiadanie loginu i hasła do bankowości elektronicznej. Ostatnio wirus rozprzestrzenia się również jako ukryty załącznik w pliku o rozszerzeniu PDF. Mechanizm działania oszustów jest dość prosty. Na skrzynkę e-mail wysyłają spreparowaną wiadomość o dokonaniu rzekomego zakupu w sklepie internetowym, do wiadomości dołączają fakturę w postaci pliku PDF. We wnętrzu rachunku kryje się jednak groźny wirus o nazwie Zeus lub SpyEye, nieuchwytny dla większości programów antywirusowych. Po zainfekowaniu komputera zarówno dane zawarte na twardym dysku jak i informacje, a w szczególności hasła loginy do systemów finansowych, skrzynek pocztowych, komunikatorów, a także popularnych portali społecznościowych przestają być bezpieczne.

Jak bronić się przed tym zagrożeniem?

Na atak wirusem podatni są wszyscy ci, którzy nie zaktualizowali programu Acrobat Reader. W wersji 9.0 lub niższej istnieje bowiem luka bezpieczeństwa umożliwiająca działanie szkodliwego robaka. 

Zalecamy zatem:

Po pierwsze, daleko idącą ostrożność w otwieraniu załączników niewiadomego pochodzenia.

Po wtóre aktualizację programu Acrobat Reader do najnowszej odsłony.

Chcielibyśmy na tym etapie również przypomnieć, że usługa e-fakturą oferowana pod makrą VIA™ Moje Rachunki online opiera się o bezpieczny portal elektroniczny. Na portalu opublikowane są dokumenty przygotowane przez BillBird S.A. a ich ściąganie i otwieranie jest dla użytkowników całkowicie bezpieczne.

Fot. sxc.hu

Pobierając tzw. „eko-fakturę” z portalu operatora lub otrzymując ją jako załącznik PDF do wiadomości e-mail nie można skorzystać z ulgi internetowej. Dla przypomnienia „eko faktura” to dokument bez tzw. bezpiecznego podpisu elektronicznego. Taką informację podał na swoich stronach Urząd Komunikacji Elektronicznej.

źródło: gazeta.pl

Broszurę stworzoną przez Ministerstwo Finansów zamieścił wczoraj na swojej stronie internetowej UKE. A jest o co walczyć maksymalna ulga za Internet to 760 zł rocznie.

Przypominamy natomiast że, każda faktura elektroniczna generowana przez system VIA™ Moje Rachunki online zawiera tzw. bezpieczny podpis elektroniczny oraz kwalifikowany znacznik czasu, a tym samym umożliwia odliczenie ulgi. O e-podpisie i jego weryfikacji można dowiedzieć się więcej oglądając naszą prezentację multimedialną dostępną pod adresem:

 http://www.billbird.pl/swf/dema/weryfikacja_podpisu_elektronicznego.html

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 1 stycznia 2011 dotyczące przesyłania i archiwizacji faktur w formie elektronicznej pozwala na używanie dowolnych biznesowych form zagwarantowania integralności i autentyczności pochodzenia.

W rozporządzeniu wymieniono jako dwa przykłady form zabezpieczenia e-faktur znane do  tej pory EDI (Electronic Data Interchange) oraz bezpieczny podpis elektroniczny. W rozporządzeniu brak literalnego wskazania innych metod np. załączników do maila w formacie PDF. Dlatego takie rozwiązanie dla e-faktur ciągle budzi kontrowersje i może narazić podatnika na niekorzystną interpretację przepisów przez urzędnika skarbowego. Dlatego nawet teraz, gdy wydaje się że przepisy zostały zliberalizowane najbezpieczniejszym i najtańszym sposobem dystrybucji elektronicznych dokumentów będzie zabezpieczenie ich za pomocą e-podpisu.

Fot.: sxc.hu

W Polsce dziennie wysyła się około miliona rachunków. Nikt nie zliczy ile z nich ginie na poczcie lub dostarczanych jest pod niewłaściwy adres. Według niezależnych badań fundacji Komunikacja 2.0 60% respondentów przynajmniej raz otrzymało przesyłkę adresowaną do zupełnie innej osoby. Wielu zdarzyło się, że wydruki faktur trafiały do nich po terminie płatności i wynikły z tego przykre konsekwencje – czasowe ograniczenie możliwości korzystania z telefonu komórkowego.

Jeśli do większości gospodarstw domowych wyposażonych w Internet trafia 5 lub więcej rachunków trudno spodziewać się aby każdy z nich uzyskiwany był poprzez logowanie do oddzielnego e-boku wystawcy. Zajmuje to czas, wymaga pamiętania różnych loginów i haseł. Rozwiązanie, które umożliwi prezentacje e-faktur w jednym wygodnym miejscu nie tylko ułatwia życie konsumentom – ale w wyraźny sposób przyczynia się do poprawy ściągalności należności od wierzycieli. O wysłaniu kolejnego elektronicznego rachunku jesteśmy informowani wiadomością e-mail na zdefiniowaną przez klienta skrzynkę pocztową. Przykładem takiego systemu jest EBPP (system e-faktura) firmy Billbird.

http://www.billbird.pl/swf/dema/demo_systemu.html

źródło: rp.pl

Już po raz kolejny wspólnie z firmą SW Konferencje zorganizowaliśmy warsztaty dotyczące zagadnień związanych z wystawianiem i przesyłaniem faktur w formie elektronicznej. Podczas blisko 5 godzinnego wykładu poruszyliśmy aspekty prawne, podatkowe i techniczne e-fakturowania. Była to już szósta odsłona naszych wystąpień. Cieszymy się, że cieszą się one nie słabnącym zainteresowaniem ze strony uczestników. Już dziś zapraszamy Państwa na kolejne edycje organizowane w 2011 roku.

Fot. sxc.hu 

Z usługi można skorzystać wszędzie tam, gdzie znajdziemy pomarańczowy znak VIA™ – Moje Rachunki tj. sklepach osiedlowych, sieciach spożywczych (m.in. Carrefour Express, Maro Market, Polomarket, Real, Społem), sklepach RTV-AGD Avans oraz stacjach benzynowych Orlen. Aby opłacić faktury w sklepie wystarczy przy okazji zakupów zabrać ze sobą domowe rachunki. Kasjer zeskanuje kod i przyjmie od nas gotówkową wpłatę. Każda transakcja zakończona jest wydrukowaniem potwierdzenia wpłaty, co stanowi dowód przekazania środków na konto wystawcy. Dodatkowym udogodnieniem jest czas otwarcia sklepów – nie musimy się śpieszyć po pracy, aby zdążyć na pocztę, a rachunki uregulujemy nawet w weekendy.