Czas na rachunek

Ustawodawstwo holenderskie w zakresie przesyłania faktur w formie elektronicznej jest bardziej liberalne niż polskie. E-fakturę może wysłać np. w formie dokumentu PDF bez e-podpisu. Ustawodawca holenderski co prawda podobnie jak nasz wymaga  zgody odbiorcy faktury na jej wysłanie w formie elektronicznej. Jednakże taka zgoda może być uzyskana w bardzo ciekawy sposób, niejako post factum. Kiedy odbiorca otrzyma dokument elektroniczny i za niego zapłaci uważa się że tym sposobem wyraził zgodę i akceptuje taką formę komunikacji.

e-faktura, e-płatności, ebpp

W archiwizacji dokumentów obowiązują ściśle określone zasady i ten, kto ich nie przestrzega, naraża się na poważne kłopoty. Najlepiej wiedzą o tym przedsiębiorcy, którzy dopuścili się jakichś zaniedbań. Urzędników na pewno nie przekona tłumaczenie nieznajomości prawa, bo jak wiadomo, ta nie usprawiedliwia. Wszystkie dokumenty elektroniczne podlegają także archiwizacji, z tym że w tym przypadku archiwizacji elektronicznej. Zapewnia to system rachunkowości elektronicznej EBPP. Przechowuje się je w Module Archiwum Dokumentów Elektronicznych przez ustawowo wyznaczony okres czasu, czyli 6 lat. W trakcie kampanii do archiwum przekazywane są dodatkowe informacje o dostarczeniu dokumentu. Po upływie określonego okresu archiwizacji, każda faktura elektroniczna będzie skasowana automatycznie bądź ręcznie, jeśli uprzednio zatwierdzi operację administrator bądź operator. Uprawnione organy mogą kontrolować wszystkie dokumenty, jak np e-faktura za pomocą Portalu Dokumentów. W określonych sytuacjach można nawet utworzyć konto posiadające uprawnienia potrzebne organowi kontrolnemu, odpowiednie skonfigurowane i autoryzowane . W ten sposób będzie on mógł przeglądać wszystkie dokumenty lub tylko tych klientów, którzy aktualnie go interesują.

e-faktura, e-płatności, ebpp, internet

Ludzie biznesu są zazwyczaj ludźmi, którzy cenią sobie dokładność, a przede wszystkim muszą być pewni i wiarygodni. W interesach niezmiernie istotna jest precyzja, a czasem, gdy w jakimś dokumencie nieprawidłowo wpisze się dane lub pomyli daty, można wiele stracić. Każdy wie, że Urząd skarbowy nie śpi i przy najmniejszej pomyłce w wypełnianiu dokumentów jest w stanie sprawić spore problemy prowadzącym firmę. Zapobiec takim kłopotom można dzięki stosowaniu innowacyjnego systemu EBPP, który jest dużo łatwiejszy do ogarnięcia niż liczne pojedyncze dokumenty. Ma on też wiele innych zalet, jak choćby stosowanie kwalifikowanego znacznika czasu, który daje absolutną pewność, że data, którą zawiera e-faktura jest faktyczną datą jej podpisania. Pozwala to także stwierdzić, czy w momencie podpisania nadal obowiązywał certyfikat kwalifikowany podpisu elektronicznego, który, jak wiadomo, trzeba w określonym czasie odnawiać. Wszystkie e-faktury powinny zawierać właśnie taki kwalifikowany znacznik czasu. Dzięki temu, między innymi, rachunkowość elektroniczna jest łatwiejsza do prowadzenia i zawiera znacznie mniej błędów.

e-faktura, e-płatności, ebpp

Własne przedsiębiorstwo to wielka odpowiedzialność. Załatwianie sprzętu, dostaw, rozmowy z kontrahentami, transport – to wszystko wymaga ogromnego nakładu sił. Przy tym wszystkim z pewnością nie pomagają polskie przepisy prawne i niezrozumiałe nieraz decyzje urzędników. W końcu wychodzi na to, że zamiast zajmować się własną działalnością gospodarczą i pomnażać zyski, zajmujemy się na okrągło tzw. papierkową robotą, czyli rozliczamy, szukamy, poprawiamy tysiące rachunków i faktur. A jeden błąd może spowodować prawdziwą katastrofę, bo przecież przy okazji kontroli wszechwładnych urzędów, czy co gorsze wezwaniu przez jeden z nich, nie wystarczy powiedzieć, że się pomyliło. Okazuje się jednak, że istnieje sposób na jeżeli nie całkowitą eliminację tego kłopotu, to przynajmniej na zmniejszenie go w znacznym stopniu. Jest nim nowa usługa EBPP, która wprowadza ład do chaotycznej rachunkowości. Po pierwsze wszystkie niezbędne dokumenty zastępuje bardziej przejrzystymi i łatwiejszymi do uporządkowania e-dokumentami, jak np. e-faktury. Możesz w każdej chwili je przeglądać, a segregujesz je za pomocą swojego komputera. Dlatego właśnie faktura elektroniczna to zbawienie dla każdego przedsiębiorcy.

e-faktura, e-płatności, ebpp e-dokument, e-faktury, ebpp

Z badań statystycznych wynika, że konsumenci coraz częściej korzystają z podpisu elektronicznego. Bezpieczny e-podpis w tej chwili może być już wykorzystywany przy wnioskach chociażby do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, Krajowego Rejestru Sądowego, Generalnego Inspektora Informacji Finansowej, ale przede wszystkim aby podpisywać efaktury, a także inne dokumenty, które wymagają poufności informacji. Bezpieczeństwo zapewnia fakt, że e-podpis musi zostać zweryfikowany kwalifikowanym certyfikatem. Wtedy będzie on traktowany jak odręczny podpis określonej osoby i taką samą będzie miał też moc prawną. Jest bowiem niemożliwe, aby inna osoba podpisała w ten sposób jakikolwiek dokument. Istnieje także drugi rodzaj e-podpisu i służy on do szyfrowania poczty elektronicznej, plików, a także do podpisywania danych. Ma on inną moc prawną i do jego stosowania wymagany jest inny certyfikat – komercyjny. Certyfikat kwalifikowany ma służyć do wyrażenia woli i wiedzy podpisującego, ma potwierdzać, że osoba składając go rzeczywiście chce dany dokument, jakim może być np. faktura elektroniczna, podpisać. Funkcje podpisów z innym certyfikatem zatem nie pokrywają się. Do podpisania poczty elektronicznej trzeba wykorzystać podpis komercyjny. Jeśli natomiast chce się poświadczyć choćby dokumenty z zakresu EBPP, to należy użyć tego z certyfikatem kwalifikowanym.

e-faktura, e-płatności, ebpp certyfikat kwalifikowany, e-podpis, ebpp, faktura elektroniczna, podpis elektroniczny

Czy zastanawiałeś się kiedyś co można zrobić dla poprawy stanu środowiska? I nie mówimy tu o górnolotnych ideach mających zmienić Ziemię na powrót w czystą, zieloną krainę w ciągu jednego dnia. Nie mówimy też o powrocie do jaskini, rezygnacji z urządzeń elektrycznych, samochodów i centralnego ogrzewania. Wszystko to są pomysły wątpliwej proweniencji, a do tego kompletnie nierealne. Lepiej zatem skupić się na drobnych czynnościach, które wykonywać możemy bez wielkiego nakładu sił. Zmiana codziennych nawyków, uzasadniona logiką, dużo lepiej trafia do ludzi i przynosi wymierne efekty w postępowaniu ekologicznym. Można zacząć segregować odpady, kupować produkty w opakowaniach zwrotnych lub biodegradowalnych, można też zapobiegać wycinaniu lasów poprzez ograniczenie zbędnej ilości papieru w domu. U każdego na pewno znajdzie się mnóstwo papierów, np. stare rachunki i faktury. W łatwy sposób mogą je zastąpić e-faktury. W każdej chwili można mieć do nich dostęp za pomocą Internetu i zamiast układać i segregować je na stertach, można porządkować je dzięki systemowi EBPP. Choćby były ich tysiące, nie zajmą w twoim domu ani centymetra. A taka oszczędność papieru, jeśli stanie się powszechna, może uratować wiele drzew i sprawić, że natura łatwiej będzie regenerować własne ubytki. Dlatego zwykła faktura elektroniczna może zdziałać wiele dobrego.

e-faktura, e-płatności, ebpp, internet e-faktury, ebpp, faktura elektroniczna

Wszyscy wiemy, jakie szkody w dobie wszechobecnego Intenetu i rozwijającej się przestępczości elektronicznej mogą wyrządzić hakerzy mający odpowiednie dane. Kiedy istnieją banki internetowe i dokonujemy przez nie mnóstwo transakcji, to nic dziwnego, że obawiamy się ataku, wykradzenia haseł i w efekcie utraty majątku. W dodatku istnienie ustawy o ochronie danych osobowych utwierdza nas w przekonaniu, że musimy strzec własnych danych i na wszelkie możliwe sposoby zapobiegać ich dostaniu się w niepowołane ręce. Czasami tego typu obawy są powodem niechęci do takich systemów jak EBPP, bo uważa się, że podczas korzystania z nich, ważne informacje nie są bezpieczne. Otóż tak naprawdę stosując dokumenty takie jak elektroniczna faktura nie musimy obawiać się utraty danych, bo posiadają one cały szereg zabezpieczeń. Poczynając od bezpiecznego podpisu elektronicznego, przez znaczniki czasu aż do faktu, że przecież systemy rachunkowości przechowujące nasze dane są zabezpieczane nie w mniejszym stopniu, co internetowe banki, z których przecież wszyscy korzystamy. Wynika z tego, że w wypadku dokumentów jak e-faktura ryzyko jest nie większe niż wtedy, kiedy udostępniamy swoje dane na poczcie lub w którymś z urzędów.

e-faktura, e-płatności, ebpp e-faktura, ebpp, elektroniczna faktura

Już wielu zastanawiało się, co zrobić, aby usprawnić działanie urzędów, uprościć procedury i ułatwić kontakt interesantów z obsługą. Wydaje się, że w końcu stanęliśmy przed możliwością rozwiązania, przynajmniej w znacznym stopniu, tych problemów.

Jest bowiem chyba tylko jedno wyjście, które zapewnić może krótszy czas przyjmowania wniosków i skrócenie kolejek do niezbędnego minimum. Byłaby to możliwość składania wniosków drogą elektroniczną, wysyłając np. deklarację podatkową do Urzędu Skarbowego, zamiast przychodzić osobiście i czekać w monstrualnej kolejce lub też martwić się, czy poczta dostarczy ją na czas. Do tego potrzebny jednak jest podpis elektroniczny, którym potwierdzony musi być każdy dokument, a w tej chwili aby go stosować potrzebny jest specjalny certyfikat, co niestety wiąże się z kosztami. Ale powszechne używanie e-podpisu może pomóc także przedsiębiorcom, dla których elektroniczna faktura może stać się także źródłem wielu oszczędności. Dzięki niej bowiem skraca się znacznie czas księgowania i rozliczania, a w efekcie zwrot pieniędzy odliczonych od podatku trafia do nas dużo szybciej. Zatem jeśli zdecydowano by się znieść certyfikat podpisu, to efaktura stałaby się powszechna i ułatwiłaby życie wielu ludziom.

e-faktura, e-płatności, internet e-faktura, e-podpis, elektroniczna faktura, podpis elektroniczny

Tak, natomiast należy pamiętać iż prawodawstwo w różnych krajach jest inne, dlatego firma Billbird rozpoczyna współpracę z europejską siecią dostawców rozwiązań e-fakturowych. Przesłane przez przedsiębiorcę dane do faktury zostają przetworzone na e-fakturę i wraz z nią przesłane do providera w innym kraju, a tam dostosowane do lokalnych uwarunkowań.

Komisja Europejska na bieżąco przygląda się zasadom fakturowania, a tym samym fakturowania elektronicznego, a wszystko to w ramach strategicznego przeglądu procesu lepszego stanowienia prawa w Unii Europejskiej. To kolejny etap działań mających na celu ograniczenie obciążeń administracyjnych dla europejskich przedsiębiorstw. Tym razem Komisja uznała, że „dzięki uproszczeniu przepisów unijnych dotyczących podatku VAT firmom będzie łatwiej uporać się z ciążącymi na nich formalnościami”. W praktyce może to oznaczać uproszczenie zasad wystawiania faktur elektronicznych w taki sposób, że pojawi sie alternatywa dla wyboru „elektroniczny podpisu” lub „EDI”.

e-faktura e-faktura, elektroniczna faktura, faktura elektroniczna

W dniu 1 lipca 2009 r. dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie wydał interpretację indywidualną, w której wskazał, że, w świetle obowiązujących przepisów, dopuszczalne jest opatrywanie w imieniu spółki faktur elektronicznych bezpiecznym podpisem elektronicznym, przypisanym osobie fizycznej zatrudnionej przez wyspecjalizowany podmiot działający na zlecenie spółki – Wykonawcy.

Spółki, które chcą wystawiać klientom faktury elektroniczne, zobowiązane są uprzednio uzyskać pisemną zgodę klienta na sporządzanie i otrzymywanie faktur w formie elektronicznej. Czynnościami dokonywanymi w imieniu i na rzecz spółki, które wiążą się z wystawianiem i przekazywaniem ww.  faktur klientom oraz wprowadzaniem ich do obrotu prawnego, a także przechowywaniem, powinien zajmować się wykonawca. Wnioskodawca obowiązany jest założyć i utrzymywać specjalnie dedykowany portal internetowy, który działać powinien na wyodrębnionym serwerze. Serwer ten umożliwi dostarczanie faktur elektronicznych klientom. Dodatkowym wymogiem jest, by serwer utrzymywał skrzynki pocztowe dla każdego z odbiorców faktur. Dostęp do skrzynki, na zasadzie wyłączności, chroniony hasłem i loginem, przysługiwać będzie każdemu klientowi, który wyraził zgodę na otrzymywanie faktur w takiej formie.

Treść interpretacji potwierdza, że obowiązkiem wykonawcy jest wystawienie w imieniu Spółki faktury, a następnie przesłanie jej na dedykowany portal i umieszczenie w taki sposób, by odbiorcy mogli je pobrać z serwera w każdym czasie – każdy swoją fakturę na zasadzie wyłączności. Z chwilą przesłania faktury na serwer, wykonawca zobowiązany jest również przesłać każdemu z odbiorców na jego skrzynkę pocztową wiadomość z informacją o wystawieniu faktury i przesłaniu jej na portal.Wymienione obowiązki dotyczą również wystawiania, przesyłania i przechowywania przez wykonawcę duplikatów faktur korygujących do faktur wystawionych i przesłanych w formie elektronicznej.

Interpretacja rozstrzygnęła, że faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej kiedy autentyczność ich pochodzenia i integralność z treścią gwarantowane są bezpiecznym podpisem elektronicznym, w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Zgodnie z wyżej przytoczonym przepisem, osobą składającą podpis elektroniczny może być osoba fizyczna, która posiada urządzenie służące do składania podpisu elektronicznego. Osoba ta może działać w imieniu własnym, w imieniu innej osoby fizycznej, prawnej albo jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej. Definicja osoby składającej podpis elektroniczny, dotyczy wyłącznie osoby fizycznej, w związku z czym stanowisko spółki w powyższym zakresie uznano za prawidłowe.

e-faktura, e-płatności, ebpp, internet faktury elektroniczne, kwalifikowany certyfikat, podpis kwalifikowany