Czas na rachunek

Znakowanie dokumentu kwalifikowanym znacznikiem czasu powoduje tzw.  powstanie daty pewnej podpisywanego dokumentu. Pozwala to na jednoznaczne stwierdzenie daty podpisu, a także ważności podpisu w danym czasie. Usługa ma zastosowanie w przypadku, gdy wymagane jest odniesienie do wiarygodnego czasu i stwierdzenie, że dokument lub podpis istniał w danej chwili. Znakowanie czasem przez kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne wywołuje w szczególności skutki prawne daty pewnej w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego.(Ustawa o podpisie elektronicznym – art. 7. ust. 2.). Kwalifikowany Znacznik Czasu ma najczęstsze zastosowanie przy składaniu bezpiecznych podpisów elektronicznych z użyciem certyfikatów kwalifikowanych. Usługa Kwalifikowanego Znacznika Czasu przeznaczona jest zarówno dla klientów biznesowych, administracji publicznej, jak i klientów indywidualnych. Usługa jest adresowana przede wszystkim do podmiotów, które chcą oznaczyć czasem:

podania i wnioski przesyłane w formie elektronicznej do urzędów administracji publicznej,
- umowy przesyłane w formie elektronicznej do banków, instytucji ubezpieczeniowych i firm partnerskich,
- faktury elektroniczne przesyłane do odbiorców w formie elektronicznej.

Zastosowanie Znacznika Czasu (kwalifikowanego) daje pewność, kiedy powstał dokument oraz że datowanie nie uległo zmianom. Zgodność z najnowszymi normami i standardami światowymi oraz zaawansowane techniki kryptograficzne dają gwarancje poprawności i wiarygodności usługi. Korzyści to data pewna, pewność utworzenia dokumentów w określonym czasie, zapewnienie bezpieczeństwa obrotu handlowego w Internecie oraz zabezpieczenie programów komputerowych przed sfałszowaniem i zawirusowaniem.

e-faktura, ebpp faktury elektroniczne, kwalifikowany znacznik czasu, podpis elektroniczny, znacznik czasu

Przechowywanie faktur elektronicznych regulowane jest obecnie par. 6 ust. 1 rozporządzenia ministra finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej.Mówi on, że „faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się w sposób umożliwiający, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruku, jak również zapewnienie czytelności tych faktur.”W praktyce natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp organów skarbowych do faktur elektronicznych zapewnić można poprzez zezwolenie Urzędowi Skarbowemu na dostęp online do przechowywanych e-faktur. W przypadku systemu EBPP kontrola dokumentów przez uprawnione organy możliwa jest za pomocą Portalu Dokumentów. Istnieje możliwość utworzenia konta, posiadającego uprawnienia potrzebne organowi kontrolnemu. Konto to pozwala na przeglądanie wszystkich dokumentów, bądź określonej grupy Klientów. Również sposób przechowywania faktur elektronicznych musi spełniać wymóg par. 6 ust. 5 rozporządzenia – efaktury przechowujemy w takim formacie,w jakim wystawiliśmy je lub odebraliśmy, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści . W praktyce, kontrola faktur elektronicznych przypomina kontrolę dokumentów tradycyjnych papierowych. Udostępnianie dokumentów odbywa się na wezwanie urzędników w siedzibie firmy.

System Moje Rachunki online to wygodne i bezpłatne elektroniczne archiwum faktur Twojej firmy, do którego masz dostęp z każdego miejsca na świecie. Wszystkie faktury elektroniczne przechowywane w naszym systemie opatrzone są kwalifikowanym podpisem i ostemplowane znacznikiem czasu. Spełniają wszystkie wymagania stawiane fakturom elektronicznym w myśl rozporządzenia Ministra Finansów . Dokumenty elektroniczne do archiwizacji przekazywane są po podpisaniu ich przez operatora. Do archiwum przekazywane są dodatkowe informacje o dostarczeniu dokumentu. Po upływie określonego czasu archiwizacji, dokumenty kasowane są automatycznie bądź ręcznie, po zaakceptowaniu akcji przez administratora bądź operatora.Każda faktura przechowywana jest przez 6 lat od momentu jej opublikowania.

e-faktura, ebpp e-faktura, faktura elektroniczna, Moje Rachunki online, system EBPP

Faktury elektroniczne to alternatywa dla tradycyjnych faktur
wysyłanych drogą pocztową. Główne zalety korzystania z elektronicznych faktur to:

- rezygnacja z wysyłania papieru, czyli oszczędność czasu i środków na
czysto mechaniczne czynności drukowania i wysyłania,

- automatyzacja procesu wystawiania faktury,

- automatyczna, bezpieczna archiwizacja,

- krótki  czas wysyłania, dostarczenia faktury elektronicznej,

- automatyczne przesyłanie potwierdzenia dostarczenia i statusu
poprawna, do poprawienia.

- stały dostęp do faktur zarówno dla wystawcy, jak i odbiorcy

- podpisywanie faktur podpisem kwalifikowanym

W tym przypadku jednoznaczna jest oszczędność wydatków związanych z  drukowaniem i dystrybucją faktur. Warto zwrócić uwagę na to, że w większości firm przetwarzanie błędnie wystawionych faktur jest bardzo  pracochłonne. Przy dużych firmach wiąże się ze stałym utrzymaniem  dodatkowych etatów. Bywa, że proces obsługi błędnej faktury liczy się  w godzinach lub nawet dniach. Faktura elektroniczna, prawnie uznana za  ważny dokument, w automatyczny sposób podlega procesowi weryfikacji.  Pojawiają się oszczędności związane z utrzymaniem własnego archiwum  dokumentów. Niższe koszty w tym przypadku przekładają się także na  poprawę jakości obsługi klienta, a co za tym idzie zmniejszenie ilości  reklamacji. Należy pamiętać, że wdrożenie systemu do wystawiania  faktur elektronicznych to w przede wszystkim oszczędność czasu w  zakresie dystrybucji, dostarczenia, wpłynięcia należności, a w razie  potrzeby przyspieszenie procesu windykacji należności. To bardzo ważne  żeby w środowisku dużej konkurencji na rynku ograniczać koszty,  poprawić bezpieczeństwo procesu wysyłki dokumentów oraz zwiększać  kontrolę nad danymi.

e-faktura, e-płatności e-faktura, faktura elektroniczna